Voor de digitale contracten en facturen worden sjablonen opgemaakt. Deze bestaan uit teksten, eventueel een achtergrond (zoals briefpapier) en bijlagen (zoals voorwaarden). Hierin vult het systeem automatisch de juiste gegevens in, zoals adressen, factuurregels, boekingen etc. De verhuurder kan de sjablonen zelf niet wijzigen.

Van sommige objecten bestaan meerdere exemplaren, die allemaal identiek zijn. Bijvoorbeeld polyvalkjes of een type vakantiehuisjes. In dit geval wil je de klant niet elk exemplaar apart tonen, laat staan als verhuurder elk exemplaar als apart object toevoegen. Daarom kunnen van een object eenvoudig extra exemplaren worden toegevoegd. Deze hebben el [..]

Aanvullende producten of diensten die alleen in combinatie met een object geboekt kunnen worden. Bijvoorbeeld een zwemvest of verzekering. Een accessoire kan ook verplicht zijn, zoals de genoemde verzekering.

Een factuur beschrijft alle kosten, exclusief de borgbedragen, die onderdeel uitmaken van de onderliggende order. Het sjabloon voor een factuur kan inclusief of exclusief BTW zijn opgesteld. Een factuur heeft een oplopend, uniek kenmerk. Een factuur doorloopt verschillende statussen: ‘Concept’ (geen kenmerk en bij wijzigingen in de orde [..]

Op basis van alle gegevens in het systeem kunnen allerlei rapportages worden opgevraagd. Bijvoorbeeld over de gemiddelde bezetting van objecten, de afzet en omzet of aankomstlijsten per dag. Momenteel staan er een aantal standaard rapportages in die alleen op verzoek kunnen worden uitgebreid.

Op verschillende plekken wordt een begin- en einddatum (meestal inclusief tijd) gebruikt. Om verwarring te voorkomen gaat het hierbij altijd om VAN (inclusief) en TOT (exclusief). Dus de periode VAN 1 april TOT 1 maart bevat 1 maart zelf NIET. Door meestal ook een tijd te noemen worden onduidelijkheden voorkomen. Aankomst- en vertrekdatum De begin- [..]

(zie tariefstructuur) Hieronder valt alles wat bepaalt wanneer en voor welke prijs een boeking gemaakt kan worden. De verhuurder kan los van deze structuur voor elke gewenste begin- en einddatum en prijs een boeking invoeren of deze wijzigen. Klanten zijn afhankelijk van de mogelijkheden van de tariefstructuur. Boekingsperiode Dit zijn boekbare per [..]

Een object is beschikbaar voor een bepaalde begin- en einddatum als er in die periode geen boekingen zijn met een status (zie verderop) die ingesteld is om het object te blokkeren. Dat een object beschikbaar is wil nog niet zeggen dat het geboekt kan worden. Daarvoor moet de periode binnen de gedefinieerde tariefstructuur vallen en moet hiervoor ee [..]

(zie ook workflow) Een boeking wordt verwerkt tot een order. Een order zou meerdere boekingen kunnen bevatten, maar deze mogelijkheid wordt nog niet vaak gebruikt. In een order kan onder andere de betalingstermijnen of factuurkorting bepaalt worden. Op basis van de order worden automatisch een contract en factuur opgesteld. Documenten Dit kan een c [..]

Een contract beschrijft de overeengekomen boekingen die onderdeel uitmaken van de order op basis waarvan het contract is opgesteld. Een contract heeft een oplopend, uniek kenmerk. Een contract doorloopt verschillende statussen: ‘Concept’ (geen kenmerk en bij wijzigingen in de order wordt het contract automatisch vernieuwd), ‘Defin [..]